Moduł

Połączenie z KSeF

W połączeniu z KSeF zapisujesz NIP firmy oraz token albo certyfikat, którym Numeko loguje się do KSeF w jej imieniu. Od tej chwili Numeko pobiera faktury kosztowe i sprzedażowe firmy bez twojego udziału. Dokumenty dodajesz potem z gotowych faktur, bez przepisywania.

Połączenie ustawiasz w Ustawienia → KSeF. Wystarczy zrobić to raz. Zobacz: Jak podłączyć firmę do KSeF?

NIP firmy wpisujesz Token albo certyfikat zapisujesz Połączenie z KSeF KSeF loguje się Faktura kosztowa Faktura sprzedażowa Numeko pobiera

NIP firmy

W panelu Połączenie wpisujesz NIP firmy, w której imieniu Numeko loguje się do KSeF. Wpisujesz same cyfry, bez kresek i bez prefiksu PL. Zapisz go, zanim zapiszesz token albo certyfikat.

Według NIP Numeko rozdziela też pobrane faktury. Te, na których twoja firma jest sprzedawcą, są w Sprzedaż → KSeF. Pozostałe, czyli faktury od dostawców i podwykonawców, są w Koszty → KSeF.

Token albo certyfikat

Do KSeF Numeko loguje się tokenem albo certyfikatem firmy. Zapisujesz jedno z dwojga:

  • token generujesz w Aplikacji Podatnika KSeF i wklejasz w panelu Token. To najprostszy sposób.
  • certyfikat wgrywasz w panelu Certyfikat, gdy firma już go ma. Potrzebujesz pliku certyfikatu, pliku klucza prywatnego i hasła do klucza.

Przed zapisaniem tokenu albo certyfikatu Numeko próbnie loguje się nim do KSeF. Gdy logowanie się nie uda, Numeko niczego nie zapisze i od razu pokaże komunikat. Pomyłkę w tokenie albo w NIP zobaczysz więc przy zapisie.

Firma ma zapisany zawsze tylko jeden sposób logowania. Zapisanie tokenu usuwa certyfikat, a wgranie certyfikatu usuwa token.

Numeko nie pokazuje zapisanego tokenu ani hasła. Panel Token mówi tylko, czy token jest zapisany. Przy certyfikacie widzisz jego Podmiot i datę w polu Ważny do. Po tej dacie certyfikat ma oznaczenie Wygasł i Numeko nie może się nim zalogować, więc wgraj nowy.

Ustawienia otwarte na KSeF; panel Połączenie z zapisanym NIP, panel Token z informacją o zapisanym tokenie, pod nimi panel Certyfikat

Automatyczna synchronizacja

Numeko pobiera faktury z KSeF samo, gdy zapiszesz NIP oraz token albo certyfikat. Co godzinę sprawdza w KSeF, czy są nowe faktury. Pierwsze pobranie obejmuje faktury z ostatnich 14 dni.

Starsze faktury i te, na które nie chcesz czekać, pobierasz ręcznie za wybrany okres. Zobacz: Jak pobrać faktury z KSeF za wybrany okres?

Panel Status integracji pokazuje, czy automatyczna synchronizacja jest włączona. Ostatnie odświeżenie to ostatnie odnowienie logowania do KSeF, a nie ostatnie pobranie faktur. Pozostałe daty w tym panelu też dotyczą logowania. Numeko odnawia je samo, więc nie musisz przy nich nic robić.

Panel Status integracji: automatyczna synchronizacja włączona, daty wygaśnięcia logowania i ostatnie odświeżenie

Ostatnie pobranie faktur i ewentualny błąd widzisz w oknie Synchronizacja KSeF. Otwierasz je na liście faktur z KSeF przyciskiem z ikoną strzałek (Synchronizacja KSeF).

Usuwanie

Zapisany token albo certyfikat usuwasz przyciskiem Wyczyść w jego panelu i potwierdzasz przyciskiem Usuń. Numeko przestaje wtedy pobierać faktury. Ręcznie za wybrany okres też ich nie pobierzesz, dopóki nie zapiszesz nowego tokenu albo certyfikatu. Faktury pobrane wcześniej zostają.

Token usunięty w Numeko nadal działa w KSeF. Gdy nie jest już potrzebny, unieważnij go w Aplikacji Podatnika KSeF.

Uprawnienia

NIP, token i certyfikat zapisujesz i usuwasz z uprawnieniem systemowym Modyfikacja ustawień. Bez niego nie widzisz Ustawień w menu.

Zobacz moduł Uprawnienia.

Jak to zrobić?