Pierwsze kroki

Ten artykuł jest dla pierwszej osoby w firmie, dla której założyliśmy konto w Numeko. Przeprowadza przez wszystko, co warto zrobić, zanim do Numeko dołączy reszta zespołu.

Ustaw hasło

Zaproszenie przychodzi e-mailem z tytułem „Zaproszenie do Numeko”. Kliknij link w wiadomości, wpisz Nowe hasło i Powtórz hasło, a potem kliknij Ustaw hasło. Numeko przeniesie Cię na stronę logowania.

Link działa przez czas podany w wiadomości. Gdy wygaśnie, napisz na pomoc@numeko.pl, a wyślemy nowy.

Zaakceptuj ofertę

Po pierwszym zalogowaniu Numeko pokazuje stronę Akceptacja oferty. Dopóki nikt jej nie zaakceptuje, w Numeko nie da się pracować.

Na stronie sprawdź:

• dane firmy i NIP,
• Limit kont, czyli liczbę użytkowników, których możesz zaprosić,
• początek i koniec okresu próbnego,
• dokumenty umowy pod linkami, np. regulamin i cennik.

Okres próbny jest bezpłatny. Po jego końcu umowa trwa dalej jako odpłatna tylko wtedy, gdy firma zdecyduje się ją kontynuować.

W polu Adres do zawiadomień zostaw swój e-mail albo wpisz adres, pod którym firma chce dostawać wiadomości o umowie, np. o zmianie regulaminu. Zaznacz W imieniu Klienta akceptuję ofertę na powyższych warunkach. i kliknij Akceptuję. Dokumenty umowy w PDF przyjdą na Twój adres i na adres do zawiadomień.

Akceptujesz w imieniu firmy i robisz to tylko raz. Użytkownicy zaproszeni później tej strony nie zobaczą.

Wskazówka. Jeśli dane na stronie są błędne, nie akceptuj oferty. Napisz na pomoc@numeko.pl, a poprawimy ofertę.

Twoje konto jest administratorem

Twoje konto ma rolę Administrator. Ta rola daje wszystkie uprawnienia, w tym zapraszanie użytkowników i nadawanie ról. Menu Ustawienia widzi tylko ktoś z uprawnieniem Modyfikacja ustawień.

Uprawnienia dzielą się na dwa rodzaje:

• Uprawnienia systemowe działają w całej firmie, we wszystkich projektach. Nadajesz je rolą w Ustawienia → Role.
• Uprawnienia projektowe działają w jednym projekcie. Nadajesz je członkom zespołu projektu. Zobacz moduł Projekty.

Na co pozwala każde uprawnienie, opisuje moduł Uprawnienia.

Na start w firmie są dwie role:

• Administrator - wszystkie uprawnienia.
• Użytkownik - żadnych uprawnień.

Obie role możesz zmienić albo usunąć i dodać własne, np. dla księgowości.

Przejrzyj ustawienia

W Ustawieniach są słowniki, z których korzystają wszystkie moduły. Część z nich Numeko wypełnia na start. Przejrzyj je i dopasuj do firmy, zanim zespół zacznie z nich korzystać.

Wypełnione na start:

• Statusy projektów: Nowy, W realizacji, Zakończony i Odrzucony. Domyślny jest Nowy.
• Kategorie budżetu: Materiał, Robocizna, Sprzęt i Usługi.
• Kalendarz: polskie święta ustawowe. Dopisz dni wolne firmy i odpracowywane soboty.
• Typy czasu pracy osób: Projekt, Praca biurowa, Szkolenie i Spotkanie wewnętrzne.
• Rodzaje wynagrodzenia: Wynagrodzenie zasadnicze i Premia.
• Uprawnienia kierownika projektu: uprawnienia projektowe, które Numeko nadaje kierownikowi, gdy ustawisz go w projekcie.

Puste na start:

• Rachunki bankowe: rachunki firmy, z których płacisz faktury. Zobacz: Jak dodać rachunek bankowy firmy?
• KSeF: połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur. Zobacz: Jak podłączyć firmę do KSeF?
• Kategorie sprzętu: każdy sprzęt musi mieć kategorię, więc dodaj je przed pierwszym sprzętem.
• Katalog pozycji budżetu: wspólna lista pozycji dla wszystkich projektów. Nie jest konieczna.

Zaproś zespół

Użytkowników zapraszasz w Ustawienia → Użytkownicy przyciskiem Dodaj. Każdy dostaje e-mail z linkiem do ustawienia hasła, tak jak Ty. Nadaj mu rolę od razu, bo bez niej użytkownik tylko przegląda dane.

Liczbę użytkowników ogranicza Limit kont z oferty. Gdy limit jest wykorzystany, przycisk Dodaj jest nieaktywny. Większy limit zamówisz pod adresem pomoc@numeko.pl.

Zobacz: Jak zaprosić nowego użytkownika?

Co dalej

Gdy ustawienia i zespół są gotowe, zacznij od danych, z których korzysta reszta Numeko:

1. Dodaj kontrahentów, najszybciej z danymi pobranymi z GUS.
2. Załóż pierwszy projekt i ustaw mu klienta oraz kierownika.
3. Zbuduj budżet projektu, żeby mieć plan, z którym porównasz koszty.