Paczki przelewów

W paczce przelewów zbierasz zaplanowane płatności, które firma ma zapłacić, i pobierasz z niej plik do banku. Wczytujesz go w bankowości internetowej, więc nie przepisujesz tam każdego przelewu osobno. Bank wyśle je wszystkie z jednego rachunku firmy.

Gdy bank wykona przelewy, oznaczasz paczkę jako opłaconą. Numeko zapisze wtedy płatność na każdym dokumencie kosztowym z paczki.

Paczki są w menu Koszty → Paczki przelewów.

Tworzenie paczki

Paczkę tworzysz z zaplanowanych płatności, czyli rat dokumentów kosztowych. Zaznaczasz je w Koszty → Zaplanowane płatności i z menu pod przyciskiem z trzema kropkami (Więcej akcji) wybierasz Przypisz do paczki przelewów. Zobacz: Jak przygotować paczkę przelewów do banku?

Do paczki dodasz tylko raty w złotych. Rata, która jest już w jakiejś paczce, ma jej numer w kolumnie Paczka i nie da się jej zaznaczyć. Żeby przenieść ją do innej, najpierw usuń ją z dotychczasowej.

Dane paczki

Numeko wypełnia formularz za ciebie i z każdej raty tworzy jedną pozycję, czyli jeden przelew.

• Konto nadawcy: wymagane. Numeko wybiera domyślny rachunek firmy. Rachunki dodajesz w ustawieniach. Zobacz: Jak dodać rachunek bankowy firmy?
• Uwagi: notatka dla firmy. Numeko nie dodaje jej do pliku dla banku.
• Odbiorca, Konto odbiorcy i Tytuł: Numeko przepisuje je z raty i z dokumentu.
• Kwota: Numeko proponuje Pozostało raty, czyli część, której firma jeszcze nie zapłaciła.
• Data: dzień, w którym bank wykona przelew. Numeko proponuje termin raty.
• MPP: Numeko zaznacza je, gdy rata ma wypełnione pole VAT (MPP), i wpisuje NIP kontrahenta, VAT raty i numer dokumentu w polach NIP, VAT i Nr faktury. Te pola są wtedy wymagane, a Tytuł może mieć najwyżej 33 znaki. Bez MPP pola są puste.

Pozycja to kopia danych raty. Gdy coś w niej poprawisz, rata, dokument i kontrahent zostaną bez zmian. Nowy numer konta od dostawcy popraw więc w obu miejscach.

Bank wykona każdy przelew w dniu z pola Data. Gdy któraś data nie jest dzisiejsza, nad pozycjami jest ostrzeżenie „Nie wszystkie pozycje mają dzisiejszą datę.” Żeby zapłacić wszystko od razu, kliknij Zapłać dzisiaj, a Numeko zmieni daty wszystkich pozycji.

W formularzu pozycje tylko usuwasz, przyciskiem z ikoną kosza (Usuń pozycję). Po zapisie ich raty możesz dodać do innej paczki.

Strona paczki

Po zapisie Numeko nadaje paczce kolejny numer i otwiera jej stronę. Dane są w panelach Konto nadawcy, Podsumowanie, Eksport i Uwagi, a pod nimi jest lista Pozycje. Paczkę zmieniasz przyciskiem z ikoną ołówka (Edytuj paczkę).

W pozycjach widzisz Kwotę przelewu i Pozostało, czyli to, co z raty zostało do zapłaty. Gdy te kwoty się różnią, paczka jest zablokowana.

Plik do banku

Plik pobierasz na stronie paczki przyciskiem Elixir-0 albo Santander, zależnie od formatu, który przyjmuje twój bank. W nazwie ma numer paczki, np. paczka-nr-3.txt.

W pliku mogą być tylko polskie numery kont. Gdy któraś pozycja ma zagraniczny, Numeko nie przygotuje pliku i po kliknięciu przycisku nic się nie stanie. Usuń wtedy tę pozycję i zleć przelew w banku osobno.

W panelu Eksport widzisz, kto i kiedy ostatnio pobrał plik. Możesz pobrać go ponownie.

Oznaczanie jako opłaconej

Po pobraniu pliku dokumenty w Numeko są nadal niezapłacone. Gdy bank wykona przelewy, kliknij na stronie paczki Oznacz jako opłaconą. Numeko proponuje dla każdej pozycji płatność z jej kwotą, VAT i datą. Sprawdzasz je, poprawiasz, gdy bank przelał inną kwotę albo innego dnia, i klikasz Zarejestruj płatności. Zobacz: Jak oznaczyć paczkę przelewów jako zapłaconą?

Każda płatność opłaca ratę swojej pozycji. Na stronie dokumentu, w sekcji Płatności, ma numer paczki w kolumnie Paczka.

Stan płatności

Numeko liczy stan paczki z rat jej pozycji:

• Niezapłacona: firma nie zapłaciła jeszcze żadnej pozycji,
• Częściowo: zapłaciła część,
• Zapłacona: zapłaciła wszystkie.

Blokada paczki

Numeko pozwala pobrać plik i oznaczyć paczkę jako opłaconą tylko wtedy, gdy Kwota każdej pozycji jest równa jej Pozostało. Inaczej bank przelałby inną kwotę, niż firma ma do zapłaty, a przelewu nie da się cofnąć.

Kwoty przestają być równe, gdy ktoś:

• zapisze na stronie dokumentu płatność, którą Numeko zaliczy na ratę z paczki,
• zmieni kwotę raty na stronie dokumentu,
• zmieni kwotę pozycji w paczce.

Wtedy na stronie paczki nie ma przycisków Elixir-0, Santander i Oznacz jako opłaconą. Jest za to komunikat „Paczka zablokowana.”, a kwoty, które się nie zgadzają, są czerwone.

Żeby odblokować paczkę, zapamiętaj wartości z kolumny Pozostało, bo formularz jej nie ma. Kliknij przycisk z ikoną ołówka (Edytuj paczkę) i wpisz je w polu Kwota. Popraw też VAT pozycji z zaznaczonym MPP. Pozycję z zerowym Pozostało usuń przyciskiem z ikoną kosza (Usuń pozycję), bo firma zapłaciła już jej ratę.

Zapłacona paczka też nie ma tych przycisków, tyle że bez komunikatu, bo wszystko w niej jest w porządku. Jej pliku nie pobierzesz ponownie.

Lista paczek

Na liście widzisz Stan płatności paczek, Sumę kwot i w kolumnie Wyeksportowano datę ostatniego pobrania pliku. Po otwarciu listy filtr Stan płatności ma wartości Niezapłacona i Częściowo. Zapłacone paczki zobaczysz, gdy zaznaczysz w nim Zapłacona.

W polu Wyszukaj wpisz numer paczki, nazwę odbiorcy albo tytuł przelewu. Do Excela wyeksportujesz listę z menu pod przyciskiem z trzema kropkami (Więcej akcji), z widocznymi kolumnami i wierszami z bieżącej strony.

Usuwanie

Paczkę usuwasz na jej stronie, przyciskiem z ikoną kosza (Usuń paczkę). Raty i dokumenty zostają, a raty możesz dodać do nowej paczki.

Numeko nie usunie paczki ani pozycji, z których ktoś zarejestrował już płatności przyciskiem Oznacz jako opłaconą. Pokaże wtedy komunikat z nazwami odbiorców, np. „Nie można usunąć paczki — do jej poleceń zarejestrowano płatności: Kwarcbet sp. z o.o.” Najpierw usuń te płatności na stronach dokumentów.

Uprawnienia

Do paczek przelewów są te uprawnienia systemowe:

• Podgląd kosztów pozwala przeglądać paczki i pobierać z nich pliki do banku.
• Modyfikacja kosztów pozwala tworzyć, zmieniać i usuwać paczki oraz oznaczać je jako opłacone.

Kto nie ma Podglądu kosztów, nie widzi paczek przelewów w menu Koszty. Bez Modyfikacji kosztów przyciski Oznacz jako opłaconą, Edytuj paczkę i Usuń paczkę są nieaktywne.

Zobacz moduł Uprawnienia.